Levées de réserves conflictuelles, 3 points clés en lien avec la finance ?

Les maîtrises d’œuvre, architectes, conducteurs et directeurs de travaux sont unanimes : trop d’entreprises n’arrivent pas à lever les réserves de leur affaire ou chantier. Certaines abandonnent même le chantier avant de le terminer. Quel lien y a-t-il entre les fins de chantiers catastrophiques et la gestion financière des affaires ?
Échanges d’expériences entre Philippe Amram, Dirigeant Quartilem et Alexandra Goachet, consultante en gestion financière et organisation.

Tout commence au moment du chiffrage amont de l’affaire

Alexandra Goachet : Les chargés d’affaires et les chiffreurs vous le confirmerons, le chiffrage d’une affaire est une opération risquée. Les équipes commerciales n’hésitent pas à « pousser » les chiffreurs pour établir les devis ou DPGF, au plus vite … et au plus juste.
Philippe Amram : Et même, on minimise les difficultés d’approche du site, l’impact d’horaires de travail serrés, les risques de retards des autres lots, le rôle du bureau de contrôle, la réalité des exigences de qualifications des produits, les heures de préparation ou de gestion des déchets, etc. Bref, l’entreprise fait l’impasse sur la précision et le risque et « je connais tellement bien le bureau d’études, ça passera bien comme ça ».
Alexandra Goachet : Plus grave, il n’est pas rare que l’entreprise ne maîtrise que partiellement ses coûts et donc vende à perte, parfois à son insu.

Comment chiffrer juste et connaître ses marges réelles ?

De nombreux aspects doivent être pris en compte dont :

La maîtrise et la réduction des coûts

Alexandra Goachet : Habituellement, sauf si l’équipe commerciale harcèle les chiffreurs, les devis sont basés sur des quantitatifs réalistes. C’est au niveau de l’évaluation des coûts que se situent l’incertitude. Réaliser une analyse de l’ensemble des postes de coûts (visibles et cachés) afin de mieux définir ses prix est une première étape. La deuxième, réduire les coûts, vient assez naturellement après les avoir explicités. Il n’est alors plus très compliqué de négocier avec ses fournisseurs des conditions permettant de protéger ses marges.

Le suivi du projet

Philippe Amram : Suivre son projet, c’est aussi préserver une relation avec le donneur d’ordre. Même si ce dernier n’est pas le payeur, il reste l’apporteur de la commande, présente et future.
Alexandra Goachet : Un suivi efficace permet de détecter immédiatement tout dérapage budgétaire et de planning. Ce rôle incombe au duo constitué par le chargé de l’affaire et le chef de chantier (ou conducteur de travaux). La maîtrise du déboursé et des heures sont vitaux, car là se construit jour après jour, le résultat de l’affaire et parfois … le sort de l’entreprise. Détectés à temps, les dérapages peuvent être autant d’opportunités pour négocier des TS (travaux supplémentaires) ou encore des délais.

Comment faire pour limiter les écarts

La prise en considération des petits dérapages discrets

Philippe Amram : pris par l’organisation quotidienne, les équipes négligent parfois de communiquer certaines informations de manière fiable : le réalisé, les consommations matériaux, les locations matérielles engagées, les heures de sous-traitance… en fait, c’est toute la structure de coût qui devient floue.
Alexandra Goachet : Le temps passant et les équipes accumulant ces négligences de saisie d’information régulière, les informations de coûts sont partielles et sous estimées. Inutile de dire que la fiabilité des données a disparu.
Pas étonnant que le suivi des encours, de la facturation, de la marge prévisionnelle et de la trésorerie de l’affaire soient devenus illusoires !

Chacun joue un rôle déterminant

Philippe Amram : L’accumulation des négligences est souvent due au sentiment dangereux que sa propre personne n’a pas d’impact sensible sur l’affaire. Rien de plus faux ! Il est bon de rappeler à chacun son rôle et l’intérêt de sa contribution à la bonne marche rentable de l’affaire.
Alexandra Goachet : Chiffre d’Affaire, marge et BFR de l’affaire sont directement liés à la somme des contributions individuelles. Il faut le répéter. Identifier dès le démarrage d’un projet les risques, associer les intervenants et bâtir avec eux des indicateurs pertinents, voilà autant de moyens de responsabiliser les personnes qui contribuent à une affaire.

Du management, encore du management

Philippe Amram : Au fond, le secret d’une affaire bien menée se trouve dans l’implication de chaque instant des collaborateurs.
L’analyse de très nombreux litiges a largement montré que les conflits durs et parfois très coûteux, ont pris naissance dans de petites négligences accumulées et cachées à la hiérarchie de l’entreprise.
Au final, la performance d’une affaire ainsi que la satisfaction du client reposent sur peu de chose. Il s’agit autant de bien compter que d’impliquer et motiver tous les collaborateurs et partenaires. Le pire étant toujours de cacher des erreurs ou approximations, en pensant que ça passera ….
Pour conclure, pour que les tableaux Excel présentés à la Direction soient fiables et que l’affaire ressorte positive, il faut que les coûts aient été préalablement saisis en lien avec la réalité, analysés de manière sincère et que l’équipe ait été solidaire et transparente de bout en bout. La levée des réserves n’est finalement que le reflet de la qualité d’une part, de la préparation technique et financière, et d’autre part, de la mise en œuvre. Les financiers peuvent être à tout instant de précieux éclaireurs des équipes de chantiers. Ils doivent être capables de fournir de précieux « indicateurs de navigation », pour peu que le chantier alimente l’entreprise en informations sincères…

Vous êtes concernés par cette problématique n’hésitez pas à prendre contact : Alexandra Goachet et Philippe Amram.

Philippe Amram, dirige Quartilem, société qui propose ses services aux maîtrises d’œuvre, aux maîtres d’ouvrage et aux entreprises pour les assister dans les négociations de fins de chantiers difficiles. Philippe AMRAM est également Délégué de la FFB du Comité Consultatif National de Règlement Amiable (CCNRA) auprès du conseil d’Etat.

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